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Projekte erfolgreich starten

Ein Projekt ist die Bewältigung von einmaligen, neuartigen und komplexen Aufgaben. Für die Bearbeitung stehen einem Projektteam befristete Ressourcen wie Zeit, Personal und Mittel zur Verfügung.
Diözesaner Weg 2030+
24. Oktober 2022

Projekte erfolgreich starten

Ein Projekt ist die Bewältigung von einmaligen, neuartigen und komplexen Aufgaben. Für die Bearbeitung stehen einem Projektteam befristete Ressourcen wie Zeit, Personal und Mittel zur Verfügung.

Ohne stabiles Fundament, kein stabiles Haus: Die Projektiniitierung als erfolgskritische Phase der Projektarbeit

Ein Projekt ist die Bewältigung von einmaligen, neuartigen und komplexen Aufgaben. Für die  Bearbeitung stehen einem Projektteam befristete Ressourcen wie Zeit, Personal und Mittel zur Verfügung.

Soweit so theoretisch. Und um es  konkreter werden zu lassen, betrachten wir das Projekt genauer in allen Projektphasen mit allen Projektbeteiligten, die für die Umsetzung nötig sind.

Projektphasen

Initiierung -> Auftrag -> Start -> Steuern -> Ziel erreichen

Oft entstehen Projekte aus einem hohen Handlungsdruck. Diese Projekte starten meist in einer hektischen und stressigen Stimmung, manchmal passt die Beschreibung „Panikartig“. Bemerkenswerter Weise führt diese Ausgangslage oft zu einem schnellen Fortkommen und höchster Aufmerksamkeit. Die große Gefahr besteht aber, dass in der Hektik wichtige Voraussetzungen für die spätere Projektarbeit übersehen oder vernachlässigt werden. Diese Defizite führen im Verlauf zu Hemmnissen und müssen leider letztlich mit erhöhtem Aufwand nachgeholt und nachgearbeitet werden.

Gleichzeitig gibt es die Projekte, die „schon immer mal gemacht werden sollten“. Die grundsätzliche Notwendigkeit für eine Veränderung wird erkannt, aber mit niedrigem Elan oder Aktualität versehen. Hier besteht die Gefahr, dass diese Projekte halbherzig starten oder wenig Aufmerksamkeit erfahren. Das Projekt dümpelt so vor sich hin oder versinkt allmählich im Alltagtrott. Auch hier waren die Voraussetzungen für die spätere Projektarbeit nicht ausreichend gesichert.

Aber was sind die optimalen Voraussetzungen für eine erfolgsversprechende Projektarbeit? Die Kurzfassung lautet: Auftragsklärung, Auftragsklärung, Auftragsklärung. Und die längere Antwort ist: Es braucht in dieser Projektphase ein Aushandeln und Vereinbarung auf die Fragen:

  • Was soll erreicht oder bearbeitet werden? (Ziel & Umfang)
  • Bis wann soll das Ziel erreicht sein? (Dauer)
  • Mit welchen personellen und finanziellen Möglichkeiten soll gearbeitet werden? (Ressourcen)
 
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